Bab 13: Siklus Pengeluaran: Pembelian Dan Pengeluaran Kas

Siklus pengeluaran (expenditure cycle): serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Berikut diagram konteks dari siklus pengeluaran: 

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperluakan perusahaan untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut.

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus diambil?
• Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkanharga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
• Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Empat aktivitas siklus pengeluaran dasar adalah sebagai berikut:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktur pemasok.
4. Pengeluaran kas.

Berikut diagram arus data tingkat 0 dari siklus pengeluaran:

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Berikut tabel perbandingan aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran: 

PROSES

AOE (Alpha Omega Electronics) menggunakan sistem ERP. Berikut ikhtisar desain sistem ERP untuk mendukung siklus pengeluaran: 

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior (rendah), pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif.

Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Berikut ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran: 

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Berikut diagram arus data tingkat 1: memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa (dijelaskan dengan menyertakan ancaman): 

PROSES

Economic order quantity (EOQ): ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

Reorder point (titik pemesanan ulang): menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai.

Material requirement planning (MRP): sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

Sistem persediaan just-in-time (JIT): sebuah sistem yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan.

Permintaan pembelian (purchase requisition): sebuah dokumen atau formulir elektronik yang mengidentifikasi requisitioner; menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya (ancaman 5).

MEMILIH PEMASOK

Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.

PROSES

Beberapa faktor yang harus dipertimbahkan ketika memilih pemasok:

• Harga
• Kualitas bahan baku
• Keandalan dalam pengiriman

Pesanan pembelian (purchase order): sebuah dokumen yang secara formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya.

Berikut contoh pesanan pembelian (bagian-bagian yang ditebalkan telah dicetak sebelumnya):

Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order): sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.

Vendor-managed inventory (VMI): praktik di mana para produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok mengakses sistem point-of-salespelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah disepakati.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Penyuapan (kickbacks): hadiah yang diberikan oleh pemasok ke agen pembelian dengan tujuan memengaruhi pilihannya dari pemasok.

PENERIMAAN

Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang dipesan.

Berikut ini diagram arus data tingkat 1: Penerimaan (dijelaskan dengan menyertakan ancaman):

PROSES

Laporan penerimaan (receiving report): sebuah dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, kuantitas diterima.

Memo debit (debit memo): sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan (ancaman 12) menghasilkan biaya-biaya terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Sejauh ini, diskusi telah memusatkan pada pembelian barang persediaan. Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia yang sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen tersebut. Sulit untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu, pengendalian detektif juga diperlukan. Pencurian persediaan adalah ancaman lainnya. Pada akhirnya, pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 15.4) dapat lebih membantu meminimalkan risiko pencurian persediaan. 

MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. 

PROSES Paket voucher (voucher package): seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. 
Sistem nonvoucher (nonvoucher system): sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Berkebalikan dengan sistem voucher.
Sistemvoucher (voucher system): metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairan disiapkan, bukannya mem-posting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang.Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku.
Berkebalikan dengan sistem nonvoucher. Voucher pencairan (disbursement voucher): dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku.
Evaluated receipt settlement (ERS): sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokkan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.
Kartu pengadaan(procurement card): sebuah kartu kredit korporasi yang para pegawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang tertentu. Berikut perbandingan pencocokan tiga cara tradisional untuk utang dengan pencocokan dua cara yang digunakan oleh sistem ERS:

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Tabel 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam faktur pemasok, seperti ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. 

PENGELUARAN KAS Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok. 

PROSES Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. 

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat waktu (ancaman 18) dapat menjadi mahal. Ancaman lain adalah membayar untuk barang yang tidak diterima. Dana imprest (imperest fund): sebuah rekening kas dengan dua karakteristik: 1. ini sudah diatur dengan jumlah tetap, seperti $100, dan 2. voucher diperlukan untuk setiap pencairan. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan.