Bab 17: Desain Database Menggunakan Model Data Rea

Bab ini memperkenalkan topik pemodelan data. Kita mendemonstrasikan bagaimana menggunakan sebuah alat yang disebut model data REA (resources, events, and agents atau sumber daya, peristiwa, dan agen) untuk mendesain dan mendokumentasikan Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

PROSES DESAIN DATABASE

Berikut menunjukkan lima tahap dasar dalam desain database:

Tahap pertama (analisis sistem) terdiri atas perencanaan awal untuk menentukan kebutuhan dan kemungkinan mengembangkan sebuah sistem baru dengan menyertakan pertimbangan awal mengenai kelayakan teknologi dan ekonomi atas usulan tersebut dan juga melibatkan identifikasi kebutuhan informasi pengguna, menjelaskan cakupan sistem baru yang diajukan, dan menggunakan informasi mengenai jumlah pengguna dan volume transaksi yang diharapkan untuk membuat keputusan awal mengenai keperluan perangkst keras dan perangkat lunak. Tahap kedua (desain konseptual) menyertakan pengembangan skema-skema yang berbeda bagi sistem baru pada tingkat konseptual, eksternal, dan internal. Tahap ketiga (desain fisik) terdiri atas menerjemahkan skema tingkat internal ke dalam struktur database sesungguhnya yang akan diimplementasikan dalam sistem baru tersebut. Ini juga tahap ketika aplikasi-aplikasi baru dikembangkan. Tahap keempat (implementasi dan konversi) menyertakan seluruh aktivitas terkait dengan transfer data dari sistem yang ada ke SIA database baru, menguji sistem baru, dan melatih para pegawai bagaimana menggunakannya. Tahap terakhir adalah menggunakan dan memelihara sistem baru tersebut. Hal ini termasuk dengan cermat mengawasi kinerja sistem dan kepuasan pengguna untuk menentukan kebutuhan untuk membuat peningkatan dan modifikasi sistem.

Pemodelan data (data modeling): menjelaskan sebuah database sehingga ia dengan jujur merepresentasikan seluruh aspek organisasi, termasuk interaksinya dengan lingkungan eksternal. Sasarannya adalah untuk secara eksplisit menankap dan menyimpan data mengenai setiap aktivitas bisnis organisasi yang akan direncakan, dikendalikan, atau dievaluasi.

DIAGRAM HUBUNGAN-ENTITAS

Diagram hubungan-entitas (E-R) (entity-relationship-E-R diagram): sebuah penggambaran grafis isi sebuah database yang menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan-hubungan penting di antaranya.

Entitas (entity): apa pun mengenai apa yang organisasi ingin kumpulkan dan simpan perihal informasi.

Berikut variasi diagram E-R:

MODEL DATA REA

Model data REA (REA data model): sebuah model data yang digunakan untuk mendesain database SIA. Ia mengandung informasi mengenai tiga jenis entitas yang fundamental: sumber daya, peristiwa, dan agen.

TIGA JENIS DASAR ENTITAS

Sumber daya (resources): hal-hal yang memiliki nilai ekonomis untuk organisasi seperti kas, persediaan, perlengkapan, pabrik, dan tanah.

Peristiwa (events): aktivitas bisnis mengenai apa yang manajemen ingin kumpulkan informasi untuk perencanaan atau tujuan pengendalian.

Agen (agents): orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam peristiwa dan mengenai siapa informasi diperlukan.

Berikut elemen-elemen dasar dari sebuah diagram REA:

MENYUSUN HUBUNGAN: RANCANGAN REA DASAR

Model data REA menentukan sebuah pola dasar bagi bagaimans tiga jenis entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) harus berhubungan satu sama lain.

Berikut rancangan REA Standar:

Fitur-fitur esensial dari pola dasar sebagai berikut:

1. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu sumber daya yang ia pengaruhi.
2. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu peristiwa lainnya.
3. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi.

Berikut SIA dilihat sebagai sebuah set pertukaran memberi-untuk mendapatkan:

MENGEMBANGKAN SEBUAH DIAGRAM REA

Mengembangkan sebuah diagram REA bagi satu siklus bisnis spesifik terdiri atas tiga langkah berikut:

1. Mengidentifikasi peristiwa mengenai informasi apa yang ingin manajemen kumpulkan.
2. Mengidentifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh tiap peristiwa dan agen yang berpartisipasi dalam peristiwa tersebut.
3. Menentukan kardinalitas dari setiap hubunganhubungan.

Berikut sebagian diagram REA untuk siklus pendapatan Fred's Train Shop:

LANGKAH 1: MENGIDENTIFIKASI PERISTIWA YANG RELEVAN

Langkah pertama dalam mengembangkan model REA sebuah siklus bisnis tunggal adalah mengidentifikasi peristiwa yang menarik bagi manajemen. Hal ini berkaitan dengan pertukaran ekonomi dasar. 

Empat aktivitas dalam siklus pendapatan:

1. Mengambil pesanan pelanggan.
2. Mengisi pesanan pelanggan.
3. Menagih pesanan pelanggan.
4. Mengumpulkan pembayaran dari pelanggan.

LANGKAH 2: MENGIDENTIFIKASI SUMBER DAYA DAN AGEN

Setelah peristiwa yang relevan telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut perlu diidentifikasi. Ini melibatkan menjawab tiga pertanyaan sebagai berikut:

1. Sumber daya ekonomi apa yang dikurangi oleh peristiwa "Memberikan"?
2. Sumber daya ekonomi apa yang didapatkan oleh peristiwa "Memberikan"?
3. Sumber daya ekonomi apa yang dipengaruhi sebuah peristiwa komitmen?

LANGKAH 3: MENENTUKAN KARDINALITAS HUBUNGAN

Kardinalitas (cardinalities): menjelaskan sifat dari sebuah hubungan database yang mengindikasikan jumlah keterjadian suatu entitas yang mungkin diasosiasikan dengan sebuah peristiwa tunggal dari entitas lain. Tiga jenis kardinalitas adalah satu-ke-satu, satu-ke-satu, satu-ke-banyak, dan banyak-ke-banyak (one-to-one, one-to-many, and many-to-many).

Kardinalitas minimum (minimum cardinality): jumlah miminum contoh yang sebuah entitas dapat ditautkan ke entitas lain dalam hubungan tersebut. Hanya dua opsi: 0 dan 1.

Kardinalitas maksimum (maximum cardinality): jumlah maksimum contoh yang sebuah entitas dapat tautkan ke entitas lain dalam hubungan tersebut. Hanya dua opsi: 1 atau banyak.

Berikut simbol grafis untuk merepresentasikan informasi:

TIGA JENIS HUBUNGAN

Tiga jenis dasar hubungan antara entitas adalah mungkin, bergantung pada kardinalitas maksimimyang diasosiasikan dengan tiap-tiap entitas (kardinalitas minimum tidak masalah):

1. Hubungan satu-ke-satu (one-to-one atau 1:1) ada ketika kardinalitas maksimum bagi tiap entitas dalam hubungan tersebut adalah 1.
2. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many atau 1:N) ada ketika kardinalitas maksimum satu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinalitas maksimum bagi entitas lain dalam hubungan itu adalah banyak.
3. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-may atau N:N) ada ketika kardinalitas maksimum bagi kedua entitas dalam hubungan tersebut adalah banyak.

Berikut contoh jenis hubungan yang berbeda:

MAKNA BISNIS KARDINALITAS

Pilihan atas kardinalitas tidaklah semaunya, tetapi merefleksikan fakta mengenai organisasi yang dimodelkan dan praktik bisnisnya. Informasi ini didapatkan selama tahap analisis sistem dan desain konseptual database, dan proses desain database.

KEUNIKAN DIAGRAM REA

Setiap organisasi akan memiliki diagram RE-nya sendiri yang unik.