Bab 20: Pengantar Pengembangan Sistem Dan Analisis Sistem

Oleh karena kita hidup dalam sebuah dunia yang sangat kompetitif dan selalu berubah, maka pada waktu tertentu sebagian besar organisasi akan meningkatkan atau mengganti sistem informasinya. Diperkirakan bahwa setiap tahun korporasi Amerika menghabiskan lebih dari $300 miliar pada lebih dari 200.000 proyek perangkat lunak. Perusahaan-perusahaan mengubah sistem mereka untuk alasan sebagai berikut:

• Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis. Kompetisi yang meningkat, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, perampingan operasi, merger dan pelepasan, atau peraturan-peraturan baru dapat mengubah struktur dan tujuan sebuah perusahaan. Agar tetap responsif, sistem harus dirubah.
• Perubahan teknologi. Dengan kemajuan dan semakin murahnya teknolohi, sejumlah organisasi dapat mengadopsi teknologi baru.
• Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan mengubah sistem mereka untuk meningkatkan proses bisnis yang tidak efisien.
• Keunggulan kompetitif. Perusahaan berinvestasi besar dalam teknologi untuk meningkatkan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi; meningkatkan produk atau jasa, menurunkan biaya, serta menghasilkan keunggulan kompetitif lainnya.
• Peningkatan produktivitas. Sistem informasi dapat mengotomatisasi tugas-tugas klerikal mengurangi waktu kinerja tugas, dan menghasilkan pegawai-pegawai dengan pengetahuan khusus.
• Integrasi sistem. Organisasi dengan sistem yang tidak sesuai menggabungkannya untuk menghapus ketidaksesuaian dan memperkuat database.
• Umur sistem dan kebutuhan penggantian. Semakin menuanya umur sistem dan perbaruan selama berkali-kali, menjadikan sistem kurang stabil dan lama-kelamaan perlu untuk diganti.

PENGEMBANGAN SISTEM

Bagian ini mendiskusikan siklus hidup pengembangan sistem dan orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle- SDLC): sebuah proses lima langkah yang digunakan untuk mendesain dan mengimplementasikan sebuah sistem baru.

Berikut siklus hidup pengembangan sistem:

ANALISIS SISTEM

Analisis sistem (systems analysis): langkah pertama SDLC di mana informasi yang diperlukan untuk membeli, mengembangkan, atau memodifikasi sebuah sistem dikumpulkan.

DESAIN KONSEPTUAL

Desain konseptual (conceptual design): langkah SDLC kedua dimana para analisis memutuskan bagaimana mencapai kebutuhan pengguna, mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif desain, serta mengembangkan spesifikasi mendetail bagi apa yang dicapai sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut dikendalian.

DESAIN FISIK

Desain fisik (physical design): langkah SDLC ketiga dimana persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna diterjemahkan ke dalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk mengkode dan menguji perangkat lunak, mendesain input/output, membuat file/database,mengembangkan prosedur, dan mengimplementasikan pengendalian.

IMPLEMENTASI DAN KONVERSI

Implementasi dan konversi (implementation and conversion): langkah SDLC keempat dimana perusahaan mempekerjakan dan melatih para pegawai, menguji dan memodifikasi prosedur, menetapkan standar dan pengendalian, melengkapi dokumentasi, berpindah ke sistem baru, dan mendeteksi dan mengoreksi defisiensi desain.

OPERASI DAN PEMELIHARAAN

Operasi dan pemeliharaan (operations and maintanance): langkah kelima SDLC dimana sistem tersebut secara periodik ditinjau dan modifikasi serta peningkatan yang perlu dibuat.

PARA PEMAIN

Sejumlah orang harus bekerja sama untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sebuah SIA dengan sukses.

MANAJEMEN

Peran pengembangan sistem yang paling penting dari manajemen adalah menekankan pentingnya melibatkan para pengguna dalam proses tersebut, memberi dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan, dan menyelaraskan sistem dengan strategi-strategi korporasi.

PENGGUNA

Para pengguna SIA mengomunikasikan informasi yang dibutuhkan ke pengembang sistem.

PANITIA PENGARAH SISTEM INFORMASI

Panitia pengarah sistem informasi (information systems steering committee): manajemen tingkat tinggi yang merencanakan dan mengawasi fungsi SI, menetapkan kebijakan SI yang mengatur SIA, memastikan panduan dan pengendalian manajemen puncak, serta mengoordinasikan dan mengintegrasikan aktivitas-aktivitas sistem.

TIM PENGEMBANGAN PROYEK

Setiap proyek pengembangan memiliki sebuah tim analisis dan spesialis sistem, manajer, akuntan, dan pengguna untuk memandu pengembangannya.

ANALIS DAN PEMROGRAM SISTEM

Analis sistem (systems analyst): seseorang yang membantu pengguna menentukan kebutuhan informasinya, mempelajari sistem yang ada dan mendesai sistem baru, serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer.

Pemrogram komputer (computer programmer): seseorang yang menulis dan menguji program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis serta memodifikasi dan merawat program komputer yang ada.

PARA PEMAIN EKSTERNAL

Para pelanggan, penjual, auditor eksternal, dan entitas pemerintah memainkan sebuah peran dalam pengembangan sistem.

MERENCANAKAN PENGEMBANGAN SISTEM 

Perencanaan memiliki keuntungan-keuntungan yang jelas. Perencanaan juga memungkinkan tujuan dan sasaran sistem disesuaikan dengan rencan strategis keseluruhan organisasi tersebut. Sistem-sistem lebih efisien, subsistem terkoordinasi, dan ada dasar yang kuat untuk memilih aplikasi baru untuk pengembangan. Ketika pengembangan direncanakan dengan buruk, sebuah perusahaan biasnya harus kembali ke fase sebelumnya serta mengoreksi kesalahan dan kelemahan desain. Tindakan tersebuh mahal dan mengakibatkan penundaan, frustasi, dan semangat kerja yang rendah.

Berikut alasan-alasan untuk kembali ke Fase SDLC sebelumnya:

 Dua rencana sistem yang diperlukan adalah sebagai berikut:

1. Rencana pengembangan proyek (project development plan): dokumen yang menunjukkan kebutuhan proyek (orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan keuangan), sebuah analisis biaya-manfaat, serta bagaimana sebuah proyek akan diselesaikan (modul atau tugas untuk dijalankan, siapa yang akan menjalankannya, dan waktu penyelesaian).
2. Rencana induk (master plan): rencana yang menjelaskan sistem tersebut akan berisi apa saja, bagaimana sistem akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, status proyek-proyek dalam proses, prioritas proyek yang direncanaan, dan kriteria prioritas.

Berikut komponen-komponen dari rencana induk pada Shoppers Mart:

TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN

Program evaluation and revie technique (PERT): sebuah cara untuk merencanakan, mengembangkan, mengoordinasi, mengendalikan, dan menentukan waktu dari aktivitas-aktivitas, pengembangan sistem; seluruh aktivitas serta contoh dan hubungan selanjutnya di antara aktivitas-aktivitas tersebut, diidentifikasi dan ditunjukkan pada sebuah diagram PERT.

Jalur kritis (critical path): jalur PERT yang mensyaratkan jumlah waktu terbesar untuk menyelesaikan sebuah proyek; jika sebuah aktivitas jalur kritis tertunda, seluruh proyek tertunda.

Bagan Gantt (Gantt chart): sebuah grafik batang yang digunakan untuk perencanaan proyek. Grafik tersebut menunjukkan aktivitas proyek di sisi kiri, unit waktu di atas, dan waktu tiap aktivitas diharapkan untuk dijalankan sebagai sebuah batang horizontal.

Berikut contoh bagan Gantt: 

ANALISIS KELAYAKAN

Studi kelayakan (feasibility study): sebuah penyelidikan untuk menentykan apakah praktis untuk mengembangkan sebuah aplikasi atau sistem baru.

Ada lima aspek penting yang dipertimbangkan selama studi kelayakan:

1. Kelayakan ekonomi (economic feasibility): menentukan apakah manfaat sistem mendukung waktu, uang, dan sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaannya.
2. Kelayakan teknis (technical feasibility): menentukan apakah sistem diajukan dapat dikembangkan dengan teknologi yang tersedia.
3. Kelayakan hukum (legal feasibility): menentukan apakah sistem yang diajukan akan mematuhi seluruh hukum negara dan negara bagian yang berlaku, regulasi pihak administratif, dan kewajiban kontraktor.
4. Kelayakan penjadwalan (scheduling feasibility): menentukan apakah sistem yang diajukan dapan diajukan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang dialokasikan.
5. Kelayakan operasional (operational feasibility): menentukan apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diajukan dan akankah para pegawai menggunakan sistem tersebut.

PENGANGGARAN MODAL: MENGHITUNG KELAYAKAN EKONOMI

Model penganggaran modal (capital budgeting model): sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk membandingkan manfaat dan biaa yang diestimasi untuk menentukan apakah sebuah sistem bermanfaat biaya.

Berikut ini adalah tiga teknik penganggaran modal yang paling umum digunakan:

1. Paypback period: sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk menghitung jumlah tahun yang diperlukan agar tabungan bersih menyamai biaya awalnya.
2. Nilai sekarang bersih (Net Present Value- NPV): sebuah teknik pengembalian atas investasi yang mendiskontokan seluruh arus kas masa depan yang diestimasi kembali ke masa sekarang dengan menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu uang.
3. Tingkat pengembalian internal (internal rate of return- IRR): sebuah teknik pengembalian atas investasi yang menghitung tingkat bunga yang membuat nilai sekarang dari total biaya sama dengan nilai sekarang total simpanan.

Berikut pengeluaran dan biaya operasi awal:

ASPEK PERILAKU PERUBAHAN

Aspek perilaku perubahan (behavioral aspect of change): cara positif dan negatif orang-orang bereaksi terhadap perubahan; mengelola reaksi perilaku ini krusial untuk mengimplementasikan sebuah sistem baru dengan sukses.

MENGAPA MASALAH PERILAKU TERJADI

Pandangan individu atas perubahan, entah baik atau buruk, biasanya bergantung pada bagaimana individu tersebut secara pribadi terpengaruh oleh perubahan. Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang tidak baik, seseorang harus memahami mengapa perlawan terjadi. Beberapa faktor yang lebih penting termasuk berikut ini:

• Ketakutan. Orang-orang menakuti ketidaktahuan, kehilangan pekerjaan, kehilangan respek atau status, kegagalan, teknologi dan otomatisasi, serta ketidakpastian yang menyertai perubahan.
• Dukungan manajemen puncak. Para pegawai yang merasakan kurangnya dukungan manajemen puncak terhadap perubahan bertanya-tanya mengapa mereka harus mendukungnya.
• Pengalaman dengan perubahan sebelumnya. Para pegawai yang memiliki pengalaman buruk dengan peruabahan sebelumnya akan lebih enggan untuk bekerja sama.
• Komunikasi. Para pegawai tidak mungkin mendukung sebuah perubahan kecuali diberi penjelasan tentang alasan adanya perubahan.
• Sifat perubahan yang mengganggu. Permintaan untuk informasi dan wawancara mengganggu dan menempatkan beban tambahan bagi orang-orang, menyebabkan perasaan negatif terhadap perubahan yang mendesak mereka.
• Cara perubahan diperkenalkan. Perlawanan biasanya merupakan sebuah reaksi terhadap metode-metode dalam memulai perubahan dibandingkan perubahan itu sendiri.
• Bias dan emosi. Orang-orang dengan kelekatan ekonomi ke tugas-tugas atau rekan kerja mereka mungkin tidak ingin berubah jika elemen-elemen tersebut dipengaruhi.
• Karakteristik dan latar belakang pribadi. Secara umum, semakin muda dan semakin tingginya pendidikan seseorang, mereka akan lebih cenderung untuk menerima perubahan.

BAGAIMANA ORANG-ORANG MENENTANG PERUBAHAN

Perlawanan awal biasanya keras, ditunjukkan dengan kegagalan untuk memberi para pengembang informasi, kelambanan, atau kinerja di bawah standar. Perlawanan biasanya berupa salah satu dari ketiga bentuk ini: agresi, proyeksi, atau penghindaran.

AGRESI

Agresi (aggression): perlawanan terhadap perubahan yang dikehendaki untuk menghancurkan, melumpuhkan, atau melemahkan efektivitas sistem, seperti peningkatan tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.

PROYEKSI

Proyeksi (projection): perlawanan terhadap perubahan dengan menyalahkan apa pun dan segalanya pada sistem baru, sehingga sistem menjadi kambing hitam atas seluruh masalah dan kesalahan yang benar-benar terjadi atau yang direkayasa.

PENGHINDARAN 

Penghindaran (avoidance): mengabaikan SIA baru dengan harapan agar masalah (sistem) akan segera pergi.

MENCEGAH MASALAH PERILAKU

Unsur manusia, biasanya merupakan masalah paling signifikan yang dihadapi sebuah peruabahaan dalam mengimplementasikan sebuah sistem, dapat ditingkatkan dengan mengamati panduan sebagai berikut:

• Memperoleh dukungan manajemen. Tunjuk seorang pendukung yang dapat menyediakan sumber daya dan memotivasi yang lain untuk membantu dan bekerja sama dengan pengembangan sistem.
• Memenuhi kebutuhan pengguna. Sangat penting agar sistem memenuhi kebutuhan pengguna.
• Melibatkan pengguna. Mereka yang terpengaruh oleh sistem harus berpartisipasi dalam pengembangan dengan memberi saran dan membantu membuat keputusan.
• Menghilangkan ketakutan, dan menekankan peluang-peluang baru. Para penguna sangat tertarik dengan bagaimana perubahan sistem memengaruhi mereka secara personal.
• Menghindari emosionalisme. Ketika logika beradu dengan emosi, logika jarang dapat diharapkan.
• Memberikan pelatihan. Penggunaan dan dukungan yang efektif tidak akan memungkinkan apabila para pengguna tidak memahami sistem tersebut.
• Memeriksa ulang evaluasi kinerja. Standar dan kriteria kinerja harus dievaluasi ulang untuk memastikan bahwa standar dan kriteria tersebut sesuai dengan sistem yang baru.
• Menjalin lini komunikasi yang terbuka. Siapapun yang terpengaruh oleh pengembangan sistem harus memiliki sikap percaya dan dapat kerja sama.
• Menguji sistem. Sistem tersebut harus diuji dengan tepat sebelum implementasi untuk meminimalkan kesan buruk awal.
• Menjaga agar sistem tetap sederhana, dan perlakuan sistem seperti manusia. Hindari sistem rumit yang menyebabkan perusahaan radikal.
• Mengendalikan ekspektasi pengguna. Sebuah sistem dijual terlalu baik jika para pengguna memiliki ekspektasi yang tidak realistis atas kemampuan dan kinerjanya.

ANALIS SISTEM

Permintaan untuk pengembangan sistem (request for system development): sebuah permintaan tertulis untuk sebuah sistem baru atau peningkatan sistem yang menjelaskan masalah-masalah sistem saat ini, alasan untuk perubahan, serta tujuan, manfaat, dan biaya sistem yang diajukan.

Berikut langkah-langkah dalam analisis sistem:

PENYELIDIKAN AWAL

Penyelidikan awal (initial investigation): sebuah penyelidikan permulaan untuk menentukan apakah sebuah usulan sistem baru dibutuhkan dan layak.

Proposal untuk menjalankan analisis sitem (proposal to conduct system analysis): sebuah permintaan untuk menyelesaikan fase analisis sistem bagi sebuah proyek yang membuatnya melalui penyelidikan awal.

Berikut daftar isi untuk laporan yang disiapkan selama analisis sistem di Shoppers Mart:

SURVEI SISTEM

Survei sistem (system survey): studi ekstensif dari SIA saat ini.

Tujuan survei sistem yaitu:

• Mendapatkan pemahaman atas operasi, kebijakan, prosedur, dan arus informasi perusahaan; kekuatan dan kelemahan SIA, serta ketersediaan perangkat keras, perangkat lunak, dan personel.
• Membuat penilaian pendahuluan atas kebutuhan pemrosesan sekarang dan masa depan, serta menentykan luasan dan sifat perubahan yang dibutuhkan.
• Mengembangkan hubungan kerja dengan para pengguna, dan membangun dukungan bagi SIA.
• Mengumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, menjalankan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi untuk manajemen.

Berikut keuntungan dan kerugian metode pengumpulan data:

Dokumentasi sistem (system documentation): sebuah deskripsi lengkap mengenai bagaimana sistem harusnya bekerja, termasuk salinan kuesioner, catatan wawancara, memo, salinan dokumen, dan model.

Model fisik (physical model): deskripsi mengenai bagaimana sebuah sistem berfungsi dengan menjelaskan aliran dokumen proses-proses komputer yang menjalankan, dan peralatan yang digunakan.

Model logika (logical model): deskripsi sitem yang berfokus pada aktivitas mendasar apa yang dijalankan dan arus informasi terlepas dari bagaimana aliran tersebut sesungguhnya diselesaikan.

Laporan survei sistem (system survey report): sebuah laporan yang merangkum seluruh aktivitas yang terjadi selama survei sistem, termasuk seluruh dokumentasi yang relevan

STUDI KELAYAKAN

Analisis kelayakan menentukan kelangsungan proyek.

KEBUTUHAN INFORMASI DAN PERSYARATAN SISTEM

Setelah sistem proyek dianggap layak, perusahaan mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna dan mendokumentasikan persyaratan sistem. 

Berikut analisis sistem dan alat dan teknik desain:

Berikut kemungkinan isi persyaratan sistem:

Berikut masalah komunikasi dalam analisis dan desai sistem:

Berikut merupakan tujuan SIA:

Empat strategi berikut digunakan untuk menentukan persyaratan SIA:

1. Tanya para pengguna apa yang mereka butuhkan. Ini adalah strategi paling sederhana dan paling cepat, tetapi banyak orang yang tidak memahami kebutuhan waktu mereka.
2. Menganalisis sistem eksternal. Jika sebuah solusi sudah ada, jangan menghabiskan banyak waktu dan upaya untuk membuat sesuatu yang sudah ada.
3. Memeriksa sistem yang ada. Tentunya jika modul-modul yang ada digunakan seperti yang diinginkan, mungkin digabungkan oleh tugas-tugas manual, atau mungkin dihindari bersamaan.
4. Buat sebuah prototipe. Ketika sulit untuk mengidentifikasi persyaratan, seorang pengembang dapat dengan cepar merancang sebuah sistem bagi para pengguna untuk pemeriksaan.

LAPORAN ANALISIS SISTEM

Laporan analisis sistem (system analysis report): laporan komprehensif berisi rangkuman analisis sistem yang mendokumentasikan temuan-temuan aktivitas analisis.